Un sujet plus business pour ce billet du jour dans la série #back2blog et qui touche une problématique qui concerne quasiment tous les freelances ou les responsables de TPE, qu’ils soient référenceurs ou pas (mais ici on parle plutôt de ref).

Il y a une énorme différence entre un savoir-​​faire technique, un savoir-​​faire commercial, et un savoir-​​faire administratif. Et quand on travaille à son compte, il faut les trois. Alors que dans une entreprise, ces savoir-​​faire sont souvent répartis sur plusieurs personnes, plusieurs services, l’individuel qui se lance, quelle que soit la forme juridique, doit pouvoir faire tout tout seul, sauf si il a un budget consulting extensible — ce qui est rarement le cas.

Dans ma vie précédente, j’ai travaillé en cabinet d’audit et j’ai été D.A.F. d’une filiale de 150 personnes. J’ai donc la chance d’avoir été sensibilisée à tous ces aspects, d’en maîtriser certains, et d’avoir le réflexe de la m… potentielle pour les autres.

Mais je croise énormément de gens qui ne sont pas dans ce cas là, et qui prennent des risques énormes, dont ils ne se rendent compte que trop tard.

Bref, si vous croyez que vous êtes référenceur ou webmaster, vous êtes aussi en même temps :

Responsable Juridique

Vous devez savoir faire un contrat avec un client. Définir votre prestation, et surtout limiter votre responsabilité. Définir les obligations de votre client. Pour vous deux, définir les pénalités (ou pas), le transfert de propriété intellectuelle sur vos travaux, limiter l’étendue des clauses de confidentialité qu’on va essayer de vous imposer, éventuellement définir la tâche et l’implication de sous-​​traitants externes, et dans quelle mesure vous pouvez être tenu responsable de leurs éventuelles erreurs.

Contrôleur de Gestion

C’est une des questions que les débutants posent le plus souvent sur les forum : « Combien je peux facturer ? ». Si la réponse est toujours liée à votre compétence, aux tarifs de la concurrence, et d’une façon ou d’une autre, à votre temps passé, arriver à un montant correct implique pas mal de choses :

  • un compte d’exploitation prévisionnel, pour avoir une idée du chiffre d’affaires nécessaire pour éponger toutes les charges (y compris votre rémunération) et vous laisser un bénéfice suffisant pour réinvestir, vous former, avoir un petit matelas pour faire face aux imprévus, et financer votre croissance (le moment où on embauche son premier salarié modifie totalement la façon de travailler… et coûte leur existence à quelques micro entreprises)
  • un suivi de vos coûts, en différenciant ce qui est imputable à un client spécifique, et qui doit normalement lui être refacturé (si le contrat que le Responsable Juridique a préparé le permet), et ce qui est des coûts d’ordre général ou administratif, comme une licence AWR ou Ahrefs, vos propres sites webs, sur lesquels vous vendez peut être des liens, etc…
  • un suivi de vos temps, le plus précis possible. Personnellement j’utilise Fanurio, que je trouve un bon outil pour sa souplesse d’utilisation, son faible coût et la gamme des informations qu’il donne. L’objectif est tout simplement de savoir si vos estimations de temps sont justes, et, si elles ne le sont pas, de pouvoir argumenter un éventuel dépassement avec le client

Chef de Projet

Le rôle de Chef de Projet est ingrat. On a un projet à livrer, à une date, pour un temps de travail donné. Il y a plusieurs intervenants, dont le client, qui doit donner des informations, valider des maquettes, etc.

Le Chef de Projet est là pour suivre son diagramme de Gantt, vérifier que tout se fait bien dans les temps, et botter le cul, diplomatiquement mais fermement, de ceux qui traînent.

C’est un métier, et il est rare que le client le maitrise. C’est donc au fournisseur de jouer ce rôle, ce qui lui permet de border le client pénible, celui qui veut sept maquettes au lieu d’une seule, traîne pendant trois semaines pour envoyer cinquante textes qui devraient apparaître sur son site deux heures après, ou rajouter des choses à faire qui n’ont été inscrites dans la propal que dans ses rêves.

Si le Chef de Projet a un bon Responsable Juridique, celui ci a pensé à mettre dans le contrat que le solde à la livraison était dû de toute façon à telle date, même si le site n’était pas prêt du fait des retards du client.

Et pour arriver à motiver fermement le client à prendre cette clause en compte, le Chef de Projet s’ennuie à faire des to-​​do list, des suivis avec des dates… ça évite d’avoir un projet jamais fini, sur lequel on n’arrive pas à se faire payer.

Directeur Commercial

Trouver des clients n’est pas toujours simple, de très bons techniciens détestent partir à la pêche du client. Trouver les bons clients est encore plus difficile. Or c’est vital pour sa survie.

Un bon client par définition est :

  • solvable  : combien d’entre nous pensent à vérifier cela, et à jeter un coup d’oeil aux derniers comptes disponibles ?
  • durable : entre un projet one-​​shot et un projet qui va se prolonger par des mise à jour, une appli facebook, un deuxième site, le second est préférable, même si il rapporte un peu moins
  • pas trop important : dès qu’un client représente plus de 30% de votre chiffre d’affaires à lui tout seul, vous êtes en danger au cas où il arrête de travailler avec vous
  • pas envahissant : bien que je sois très disponible, j’apprécie assez peu les clients qui me contactent systématiquement après dix heures du soir. Une fois de temps en temps, quand il y a un décalage horaire et une urgence, oui, mais pas à chaque fois que vous me voyiez sur Skype
  • pas concurrent : non je ne vous référencerai pas si vous faites exactement la même chose que moi, ou que mon mari — et je ne fais pas que des sites webs, j’ai quelques projets personnels à côté
  • curieux : entre le client qui ne comprend rien et celui qui cherche à comprendre, le premier apparait au début plus facile à gérer, mais en réalité c’est lui qui, à la fin, va vous exaspérer à vous demander la preuve que vous l’avez inscrit dans Google
  • intéressant, mais ça c’est la cerise sur le gâteau…

Comptable

C’est sans doute la fonction qui peut le plus facilement s’externaliser. Pourtant, de même que je vous recommande « le client qui cherche à comprendre », vous travaillerez un peu mieux avec votre comptable si vous cherchez à comprendre les bases de son activité, les mécanismes de TVA, ce qui est déductible ou pas.

Si vous êtes ordonné, et que vous lui apportez les justificatifs bien classés, triés, listés sur une feuille Excel, il vous facturera sans doute moins cher que si vous lui déposez un gros paquet de papiers froissés trois heures avant la date limite de votre déclaration.

Et puis comme c’est généralement vous qui faites les factures, offrez vous une mini formation. Vous apprendrez par exemple que lorsque vous facturez une entreprise, c’est mieux de vérifier qu’elle existe, et donc de disposer d’un numéro SIRET que vous aurez validé sur le site d’infogreffe, sinon ça s’appelle de la fausse facture. Vous comprendrez aussi la subtile différence entre une facture et une note de débit (pas de TVA ni d’autres taxes sur le chiffre d’affaires), etc.

Et si vous n’externalisez pas, pensez vraiment à tout….

Service Formation

Il y a l’autoformation en bullant sur internet (le chef ne lit pas ses flux rss, il se documente), et puis la vraie formation, généralement un investissement important pour un indépendant. Le contrôleur de gestion vous susurrera que vous devez y consacrer en moyenne 10 à 15% de votre temps pour vous maintenir à la pointe de la technologie, et le Chef de Projet vous demandera en permanence de la reculer pour livrer le projet en cours à temps.

C’est tout simple : ne l’oubliez pas. Faites vous un plan de formation, en incluant tous ces aspects… et suivez-​​le !

Autrement dit, une TPME est avant tout une Entreprise. Le E est essentiel, et l’indépendant qui oublie tous ces aspects de son activité, ou qui les déteste, aura beaucoup de mal à survivre.

(Pour back2blog, vous aurez eu deux billets aujourd’hui, certes, mais disons que j’ai travaillé fort tard cette nuit, mes jours sont un peu décalés avec les vôtres… ah oui j’oubliais la fonction de Délégué Syndical, pour vous empêcher de trop bosser !)

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